Wirtualna recepcja dla pensjonatu i apartamentów: AI czy człowiek i ile to kosztuje w 2026

Wirtualna recepcja dla małego obiektu kosztuje od 129 zł do 2 790 zł netto miesięcznie, zależnie od tego, czy telefon odbiera program, czy człowiek. Voicebot AI to 129 do 499 zł na start, zewnętrzna nocna recepcja z ludźmi 1 490 zł za godziny 22:00 do 6:00, a pół etatu recepcjonisty na płacy minimalnej około 2 900 zł kosztu pracodawcy.

Poniżej ceny sprawdzone 26 września 2026 u polskich dostawców, rachunek dla jednego obiektu przy 50 i 200 telefonach miesięcznie, tabela decyzyjna AI czy człowiek, i sześć pytań, które zadaj dostawcy, zanim podpiszesz.

Czym jest wirtualna recepcja i jakie masz trzy opcje

Wirtualna recepcja to ktoś albo coś, co odbiera telefon do obiektu, gdy Ty nie możesz, załatwia sprawę albo przekazuje ją Tobie. Nazwa jest jedna, a pod spodem są trzy różne usługi.

Czwarta opcja, którą wybiera większość gospodarzy z jednym czy trzema lokalami, to własny telefon w kieszeni. Kosztuje zero złotych i wszystkie wieczory.

Ile kosztuje AI recepcjonistka w Polsce

Najniższa cena z otwartego cennika to 129 zł za obiekt z rozliczeniem za minutę, najniższy pakiet z dużą pulą minut to 499 zł. Ceny netto, sprawdzone 26 września 2026.

Dwie uwagi do tabeli. Smart Asystenci na stronie cennika piszą „od 0,73 zł/min” za nadwyżkę, a we własnym wpisie z 3 lipca 2026 podają 0,85 do 1,00 zł netto; zapytaj, która stawka jest w Twojej umowie. Test u nich to 14 dni albo 200 minut, bez karty i bez opłaty wdrożeniowej. HotRes pokazuje otwarcie tylko plan Mini; cen planów z głosem nie znaleźliśmy na stronie, są dostępne po rejestracji na agent.hotres.pl.

home.pl opisuje swojego asystenta telefonicznego AI dla hoteli w artykule z 22 września 2026, ale na tej stronie nie ma ceny. recepcja.ai pisze o „abonamencie zależnym od faktycznego użytkowania” i 7 dniach testu, też bez kwoty. Dostawca, który nie publikuje ceny, zwykle wycenia indywidualnie, czyli drożej dla małego obiektu.

Ile kosztuje człowiek: nocna recepcja, biuro telefoniczne, pół etatu

Człowiek na telefonie kosztuje od 599 zł za dyżur w godzinach biurowych do 2 790 zł za wieczory i noce, a własny pracownik na pół etatu około 2 895 zł.

Nocna Recepcja to zdalny zespół z doświadczeniem hotelowym, który KWHotel poleca jako rozwiązanie partnera w swoim wpisie z 16 lipca 2026. Plan Standard kosztuje 1 490 zł netto miesięcznie za dyżur 22:00 do 6:00, plan Professional 2 790 zł za 18:00 do 6:00, oba 365 dni w roku. Do tego 2 490 zł jednorazowo za wdrożenie z audytem obiektu. W zakresie jest telefon, zmiany rezerwacji, zdalne zameldowanie z weryfikacją tożsamości, obsługa zamków, incydenty i raport z nocy.

Biuro obsługi telefonicznej dla noclegów z jawnym cennikiem trudno znaleźć. Najbliższy punkt odniesienia to Proassist, rejestracja telefoniczna dla gabinetów: 599 zł miesięcznie za odbieranie od poniedziałku do piątku 8:00 do 20:00 i w soboty 8:00 do 15:00. Wirtualne asystentki liczą od 45 zł za godzinę (Moja Asystentka) i w tej cenie obsłużą infolinię przychodzącą, ale w godzinach, na które je wykupisz.

Własna osoba. Płaca minimalna w 2026 roku to 4 806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa na zleceniu 31,40 zł (rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025). Pełny koszt pracodawcy przy płacy minimalnej to 5 790,28 zł (HRappka), więc pół etatu to około 2 895 zł za mniej więcej 84 godziny. Za płacę minimalną trudno kogoś utrzymać: mediana pensji recepcjonisty hotelowego to 5 660 zł brutto, połowa zarabia między 5 200 a 6 410 zł (wynagrodzenia.pl, styczeń 2026, 699 ankiet), a przeciętne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw w sierpniu 2026 wyniosło 9 259,54 zł (GUS).

Rachunek dla jednego obiektu: 50 i 200 telefonów miesięcznie

Przyjmijmy, że rozmowa z gościem trwa średnio 2 minuty: „czy jest parking”, „o której zameldowanie”, „czy macie wolne na sobotę”. 50 telefonów to 100 minut, 200 telefonów to 400 minut.

Trzy wnioski. Przy 100 minutach miesięcznie taniej wychodzi rozliczenie za minutę, przy 400 minutach pakiet; granica wypada około 150 minut, bo 129 zł plus 124 minuty po 2,99 zł daje 499 zł. Człowiek kosztuje tyle samo przy 50 i przy 200 telefonach, więc przy 50 płacisz Nocnej Recepcji 30 zł za jeden odebrany telefon. Żadna opcja z ludźmi nie pokrywa całej doby taniej niż koszt etatu.

Sześć pytań do dostawcy, zanim podpiszesz

1. Ile minut jest w pakiecie i ile kosztuje minuta ponad pakiet: między 0,73 a 1,00 zł jest 37 procent różnicy.
2. Czy w cenie jest numer telefonu, czy przekierowuję własny, i kto płaci za przekierowanie.
3. Ile rozmów naraz odbiera: w planie za 499 zł jedną, a w długi weekend dzwoni dwóch gości równocześnie.
4. Skąd bot bierze dostępność i ceny: z Twojego systemu rezerwacji czy z pliku, który sam musisz aktualizować.
5. Co się dzieje, gdy bot nie rozumie: przełącza do Ciebie, wysyła SMS, nagrywa wiadomość.
6. Jaka jest umowa: miesiąc czy rok, i ile wynosi opłata startowa (2 490 zł w Nocnej Recepcji, 0 zł w Smart Asystentach).

Co AI załatwi samo, a kiedy potrzebny jest człowiek

Voicebot załatwia pytania, na które odpowiedź jest w bazie wiedzy albo w kalendarzu; człowiek jest potrzebny tam, gdzie trzeba coś zrobić fizycznie albo ocenić sytuację.

Smart Asystenci we własnym wpisie wymieniają cztery wady swojego produktu: trzyma się skryptu i bazy wiedzy, wymaga pracy na starcie (materiały, zasady rezerwacji, przegląd transkrypcji), część dzwoniących woli człowieka, a minuty ponad pakiet kosztują. Dodają, kiedy zakup nie ma sensu: gdy telefonów jest garstka i wszystkie odbierasz, gdy nie masz uporządkowanych zasad i cen, i gdy prawie każda rozmowa wymaga indywidualnej oceny.

Nasze zdanie: przy jednym do pięciu lokali voicebot plus Twój telefon do spraw, których bot nie rozstrzygnie, jest jedynym wariantem, który mieści się w marży. Zewnętrzna recepcja z ludźmi za 1 490 zł ma sens od kilkunastu pokoi, gdy jedna nocna zmiana własnego pracownika kosztowałaby więcej.

Ile telefonów naprawdę tracisz

Nie wiadomo, dopóki nie policzysz. Jedyna liczba, jaką znaleźliśmy, pochodzi z bloga dostawcy: Smart Asystenci powołują się na PATLive i Aircall, że 85 procent osób, które nie dodzwonią się za pierwszym razem, nie próbuje ponownie. Tego źródła nie otworzyliśmy, więc traktuj to jako szacunek sprzedawcy. Ten sam dostawca pisze, że jego abonament zwraca się od około 15 traconych połączeń tygodniowo.

Prosty test na dwa tygodnie:

1. Codziennie wieczorem otwórz rejestr połączeń w telefonie i zapisz liczbę nieodebranych z numerów, których nie znasz.
2. Odrzuć te, które oddzwoniły albo napisały na WhatsAppie w ciągu godziny.
3. Resztę pomnóż przez udział telefonów, które zwykle kończą się rezerwacją u Ciebie; jeśli nie wiesz, przyjmij połowę.
4. Wynik pomnóż przez średnią wartość rezerwacji i przez dwa, żeby mieć miesiąc.

Jeśli wychodzi mniej niż 500 zł miesięcznie, przy obecnym cenniku opłaca się tylko wariant za minutę albo dalsze odbieranie samemu. Jeśli więcej, wróć do tabeli wyżej. Pamiętaj, że od 28 września 2026 Booking.com nie przekazuje numerów gości do PMS, więc część rozmów, które dziś są telefonami, przeniesie się do wątku wiadomości; piszemy o tym w osobnym tekście.

Jak radzi sobie z tym Supalobby

Supalobby to agent AI i jedna skrzynka dla gospodarza; telefon obsługuje dodatek Voice za 129 zł netto miesięcznie za obiekt. Agent dostaje polski numer stacjonarny, odbiera połączenia, odpowiada z bazy wiedzy obiektu i może założyć rezerwację, gdy podłączony jest Beddesk albo HotRes. W cenie jest 30 minut, każda kolejna 2,99 zł. Każda rozmowa zapisuje się z pełną transkrypcją w zakładce Połączenia, więc wiesz, o co pytał gość i co usłyszał. Czego nie robi: nie zamelduje gościa z weryfikacją dokumentu, nie wezwie hydraulika, nie dzwoni do gości sam. Gdy nie jest pewny, przekazuje sprawę Tobie. Wariant z SMS-ami do gości to Voice + SMS za 199 zł plus 39 zł aktywacji.