Samodzielne zameldowanie: instrukcja dla gości (wzór) i jak wysyłać ją automatycznie

Dobra instrukcja samodzielnego zameldowania ma dziesięć punktów: adres i wejście do budynku, gdzie wisi skrytka lub klawiatura, kod, jak otworzyć i zamknąć, Wi-Fi, parking, cisza nocna, kontakt całą dobę, godziny zameldowania i wymeldowania oraz co zrobić z kluczem. Airbnb pokazuje ją gościom dopiero 48 godzin przed zameldowaniem, więc kod wysyłasz też wiadomością, najlepiej dzień przed przyjazdem.

Niżej: czego wymagają Airbnb i Booking.com, lista dziesięciu punktów, gotowe wzory po polsku, angielsku i niemiecku do skopiowania, harmonogram wysyłki z uzasadnieniem każdego terminu i kroki ustawienia automatycznej wysyłki w obu serwisach.

Czego wymagają Airbnb i Booking.com przy samodzielnym zameldowaniu

Airbnb uznaje za samodzielne zameldowanie cztery metody: skrytkę na klucze, inteligentny zamek, klawiaturę oraz odbiór klucza od obsługi budynku, która musi być dostępna całą dobę. Metodę ustawiasz w edytorze oferty, w Przewodniku po przyjeździe (Arrival guide), w polu Metoda zameldowania; tam też wpisujesz instrukcję i dodajesz zdjęcia. Gość widzi metodę od razu po rezerwacji, a szczegóły dopiero 48 godzin przed zameldowaniem, w zakładce Podróże, w sekcji „Jak dostać się do środka”. Zasady Airbnb dla gospodarzy mówią wprost: gość ma mieć możliwość wejścia do lokalu w chwili zameldowania (poprawny dojazd, aktualny kod), a blisko terminu zameldowania odpowiadasz w ciągu godziny w porze dziennej.

Booking.com ma trzy miejsca. W Extranecie, w zakładce Property, Facilities & Services, sekcja Self check-in: zaznaczasz opcje, które oferujesz. Booking dodaje, że jeśli gość może wejść po zamknięciu recepcji, godziny zameldowania mają odpowiadać realnej możliwości wejścia, a samodzielne zameldowanie ma być widoczne w usługach. W Property, Property policies, Guest information ustawiasz początek i koniec okna zameldowania oraz godzinę wymeldowania. W Property, Policies, Other policies, pole Key collection wybierasz z listy, jak i gdzie gość odbiera klucze, z opcją zapasową; gość widzi to w sekcji Getting into the property w potwierdzeniu, na stronie rezerwacji i w aplikacji. Szczegóły, które nie mieszczą się w tych polach, Booking każe wysyłać wiadomością lub szablonem.

Do tego dochodzą wytyczne Booking.com dotyczące dostępu do pokoi z 16 lipca 2024: kod skrytki i kod wejścia zmieniaj po każdym wymeldowaniu, a w zamku z aplikacją generuj nowy kod po każdym wyjeździe. Airbnb w materiale dla gospodarzy z 31 sierpnia 2026 pisze to samo innymi słowami: każdej rezerwacji daj osobny kod.

Co musi zawierać instrukcja zameldowania

Kolejność ma znaczenie, bo gość czyta na telefonie, stojąc przed bramą.

1. Adres z piętrem i numerem lokalu. Nazwa na domofonie, jeśli różni się od Twojego nazwiska.
2. Jak wejść do budynku. Kod bramy, numer na domofonie, która klatka. To najczęstszy punkt, w którym goście dzwonią.
3. Gdzie jest skrytka lub klawiatura. Opis względem drzwi („po lewej, na wysokości klamki”) i zdjęcie. Airbnb pozwala dodać zdjęcia do instrukcji.
4. Kod i sposób otwarcia. Skrytki różnią się mechanizmem: przesuń pokrywę, ustaw kod, pociągnij zaczep. Napisz też, jak zamknąć i zatrzeć kod.
5. Godziny zameldowania i wymeldowania. Te same, które masz w ustawieniach serwisu.
6. Wi-Fi. Nazwa sieci i hasło. Na Airbnb są na to osobne pola i skróty w wiadomościach.
7. Parking. Numer miejsca, pilot, strefa płatna na ulicy i jej godziny.
8. Zasady. Cisza nocna, liczba osób, palenie, zwierzęta. Na Airbnb cisza nocna jest jedną ze standardowych zasad domu i pojawia się w ogłoszeniu, w warunkach rezerwacji i w Przewodniku po przyjeździe.
9. Kontakt awaryjny całą dobę. Numer telefonu i kanał (telefon, WhatsApp). Airbnb oczekuje, że gospodarz jest dostępny przy nieoczekiwanych problemach przed pobytem i w jego trakcie.
10. Wymeldowanie. Gdzie zostawić klucz, co zamknąć, co wyłączyć.

Wzór instrukcji do skopiowania

Podmień dane w nawiasach. Kod wysyłasz w tej wiadomości tylko wtedy, gdy zmieniasz go po każdym gościu; przy stałym kodzie zostaw miejsce i dopisz go ręcznie dzień przed przyjazdem.

Cześć {imię},

Twoje mieszkanie: ul. Przykładowa 12/5, Kraków, III piętro, jest winda. Zameldowanie od 15:00, wymeldowanie do 11:00.

1. Wejście do budynku: brama od ulicy, na domofonie wpisz 5 i #. Kod bramy: 2580#.
2. Klucze: skrytka wisi po lewej stronie drzwi do mieszkania, na wysokości klamki (zdjęcie w załączniku). Kod skrytki: 4471. Przesuń pokrywę w dół, ustaw kod, pociągnij zaczep. Po wyjęciu kluczy przekręć kółka i zamknij skrytkę.
3. Wi-Fi: sieć Przykladowa12, hasło Krakow2026.
4. Parking: miejsce nr 7 w garażu podziemnym, pilot leży w skrytce razem z kluczami. Na ulicy strefa płatna pon.-sob. 10:00-20:00.
5. Ogrzewanie i ciepła woda działają, nic nie trzeba włączać. Panel jest przy drzwiach łazienki.
6. Cisza nocna w budynku: 22:00-6:00. Maksymalnie 4 osoby, bez imprez, bez palenia.
7. Śmieci: pojemniki na podwórku, segregacja według naklejek.
8. Wymeldowanie do 11:00: klucze i pilot z powrotem do skrytki, zamknij okna, wyłącz światła.
9. Pilne sprawy o każdej porze: +48 600 000 000 (telefon i WhatsApp). Numer alarmowy 112.

Dobrego pobytu,
Anna

Wersja angielska, dla gościa, który nie zna polskiego:

Hi {first name},

Your apartment: ul. Przykładowa 12/5, Kraków, 3rd floor, there is a lift. Check-in from 3 pm, check-out by 11 am.

1. Building entrance: the gate from the street. On the intercom press 5 and #. Gate code: 2580#.
2. Keys: the key safe hangs on the left of the apartment door, at handle height (photo attached). Key safe code: 4471. Slide the cover down, set the code, pull the latch. After taking the keys, scramble the dials and close the safe.
3. Wi-Fi: network Przykladowa12, password Krakow2026.
4. Parking: space no. 7 in the underground garage, the remote is in the key safe with the keys. Street parking is paid Mon-Sat 10 am to 8 pm.
5. Heating and hot water are on, nothing to switch. The panel is next to the bathroom door.
6. Quiet hours in the building: 10 pm to 6 am. Maximum 4 guests, no parties, no smoking.
7. Rubbish: bins in the courtyard, sorted according to the stickers.
8. Check-out by 11 am: keys and remote back in the key safe, close the windows, switch off the lights.
9. Urgent matters at any time: +48 600 000 000 (phone and WhatsApp). Emergency number 112.

Enjoy your stay,
Anna

Wersja niemiecka:

Hallo {Vorname},

Ihre Wohnung: ul. Przykładowa 12/5, Kraków, 3. Stock, Aufzug vorhanden. Check-in ab 15:00 Uhr, Check-out bis 11:00 Uhr.

1. Hauseingang: das Tor von der Straße. An der Gegensprechanlage 5 und # drücken. Torcode: 2580#.
2. Schlüssel: der Schlüsseltresor hängt links neben der Wohnungstür auf Höhe der Klinke (Foto im Anhang). Code: 4471. Abdeckung nach unten schieben, Code einstellen, Riegel ziehen. Nach dem Herausnehmen der Schlüssel die Rädchen verdrehen und den Tresor schließen.
3. WLAN: Netz Przykladowa12, Passwort Krakow2026.
4. Parken: Stellplatz Nr. 7 in der Tiefgarage, die Fernbedienung liegt im Schlüsseltresor bei den Schlüsseln. Auf der Straße gebührenpflichtig Mo.-Sa. 10:00-20:00 Uhr.
5. Heizung und Warmwasser sind an, es muss nichts eingeschaltet werden. Das Bedienfeld ist neben der Badezimmertür.
6. Nachtruhe im Haus: 22:00-6:00 Uhr. Maximal 4 Personen, keine Partys, Rauchen verboten.
7. Müll: Container im Hof, Trennung nach den Aufklebern.
8. Check-out bis 11:00 Uhr: Schlüssel und Fernbedienung zurück in den Tresor, Fenster schließen, Licht ausschalten.
9. Dringende Fälle rund um die Uhr: +48 600 000 000 (Telefon und WhatsApp). Notruf 112.

Einen schönen Aufenthalt,
Anna

Jedna instrukcja na trzy języki wystarczy: Booking.com dopasowuje szablon do języka gościa, jeśli nadasz wersjom tę samą nazwę, a wersji domyślnej używa, gdy brakuje języka gościa. Airbnb wysyła szablon w języku, w którym go napisałeś.

Kiedy wysyłać: harmonogram z uzasadnieniem

Booking.com pozwala zaplanować szablon na sześć momentów: przy rezerwacji, tydzień przed przyjazdem, trzy dni przed, dzień przed, w dniu przyjazdu i dzień przed wyjazdem. Airbnb planuje wiadomości względem rezerwacji, zameldowania i wymeldowania, na przykład 5 minut po rezerwacji albo dzień przed zameldowaniem o 10:00. Poniżej harmonogram, który mieści się w obu.

Dwa wyjątki. Rezerwacja last minute: na Airbnb wiadomości zaplanowane przed zameldowaniem są domyślnie pomijane, chyba że włączysz w szablonie przełącznik Send for last minute bookings and short stays; wtedy wychodzą w chwili rezerwacji. Pobyt jednonocny: wiadomości „2 dni przed wymeldowaniem” też są pomijane, a z włączonym przełącznikiem wychodzą o godzinie zameldowania.

Jak ustawić automatyczną wysyłkę na Booking.com i Airbnb

Na Booking.com:

1. W Extranecie kliknij Property, potem Messaging Preferences.
2. W zakładce Message templates kliknij Create new template, napisz treść, dodaj język i zdjęcie skrytki. Zdjęcia można załączać, PDF-y i kody QR nie. Adres strony z instrukcją musi być wcześniej dodany w Security Settings, w Message Preferences.
3. Nadaj nazwę i temat szablonu, zapisz.
4. W zakładce Template scheduler kliknij Schedule a template, wybierz moment i szablon, kliknij Add to schedule.
5. Wysłane szablony pojawiają się w skrzynce w Extranecie i w aplikacji Pulse, więc widzisz, co gość dostał.

Na Airbnb:

1. Wejdź w Wiadomości, potem Ustawienia, potem Szybkie odpowiedzi.
2. Napisz szablon i wstaw z listy szczegóły: imię gościa, datę i godzinę zameldowania, adres, dojazd, nazwę i hasło Wi-Fi, zasady domu, kod potwierdzenia. Przy podłączonym zamku jest też szczegół „kod wejścia”.
3. Wybierz zdarzenie i czas wysyłki, na przykład dzień przed zameldowaniem o 10:00.
4. Zdecyduj o przełączniku Send for last minute bookings and short stays i zapisz.
5. Osobno uzupełnij Przewodnik po przyjeździe: metoda zameldowania, instrukcja, zdjęcia. To ten tekst gość zobaczy w aplikacji 48 godzin przed przyjazdem.

Jakie błędy najczęściej psują samodzielne zameldowanie

• Kod w opisie ogłoszenia. Widzi go każdy, kto ogląda ofertę.
• Ten sam kod od roku. Booking.com zaleca zmianę po każdym wymeldowaniu; przy skrytce to minuta pracy osoby sprzątającej.
• Brak zdjęcia skrytki. „Po lewej od drzwi” znaczy co innego dla każdego.
• Brak planu B. Klucz zapasowy u sąsiada albo drugi kod; Airbnb przy podłączonym zamku wysyła gościowi kod zapasowy, gdy zamek jest offline, Ty musisz to zorganizować sam.
• Godziny zameldowania inne niż realne. Booking.com pisze wprost: jeśli gość może wejść po zamknięciu recepcji, ustaw godziny zgodne z możliwością wejścia.
• Brak pytania o godzinę przyjazdu. Nie znaleźliśmy na Partner Hub aktualnego artykułu o pytaniu o godzinę przyjazdu, dawny adres przekierowuje do ogólnego poradnika o kontakcie z gośćmi; pytaj więc sam, w wiadomości po rezerwacji i trzy dni przed.

Jak radzi sobie z tym Supalobby

Supalobby to agent AI i jedna skrzynka dla wiadomości z Booking.com, Airbnb, WhatsAppa, Instagrama, e-maila, Slowhopa i Aloha Camp. Instrukcję zameldowania wpisujesz raz do bazy wiedzy obiektu, a agent odpowiada z niej na pytania „jak wejść”, „gdzie parking”, „jaki kod” na każdym kanale, w języku gościa. Na Booking.com i WhatsAppie może odpisać sam, na Airbnb przygotowuje odpowiedź, którą wysyłasz jednym kliknięciem. Gdy obiekt jest podłączony do Beddeska, agent odczytuje z niego PIN do drzwi zapisany przy rezerwacji. Wysyłkę kodów o ustalonej godzinie przed przyjazdem obsłużą Scenariusze w planie Operator, który jest zapowiedziany i jeszcze niedostępny. Agent nie montuje zamka i nie zmienia kodu w skrytce. Plan Autopilot kosztuje 49 zł netto miesięcznie za lokal.

Najpierw jednak napisz instrukcję. Dziesięć punktów, jedno zdjęcie, kod dzień przed przyjazdem. Reszta to harmonogram.