Automatyczne odpowiedzi na Booking.com: szablony, Auto-Reply i agent, co wybrać

Masz na Booking.com cztery poziomy automatu: szablony wysyłane planerem w sześciu momentach, automatyczne odpowiedzi na zaznaczone tematy, Auto-Reply z własnymi tematami (od 9 października 2025) i agenta AI podpiętego przez dostawcę connectivity albo alias e-mail. Pierwsze trzy są darmowe i obsłużą wiadomości z grafiku oraz pytania, które trafiają w temat. Agent bierze resztę.

Poniżej: jak ustawić szablony i planer krok po kroku, sześć gotowych szablonów do skopiowania, jak działają automatyczne odpowiedzi, Auto-Reply i Pomóż mi odpowiedzieć, jak podpiąć agenta, tabela porównawcza pięciu opcji i wybór według wielkości obiektu. Instrukcje z Centrum pomocy Booking, sprawdzone 26 września 2026.

Jak ustawić szablony i planer krok po kroku

Osiem kliknięć w Extranecie, to samo w Pulse pod przyciskiem Więcej.

1. Zaloguj się do Extranetu i otwórz zakładkę Obiekt, pozycja Preferencje dotyczące wiadomości.
2. W zakładce Szablony wiadomości kliknij Utwórz nowy szablon.
3. Napisz treść. Wstaw wstępnie wypełnione bloki informacyjne: imię gościa, godzina zameldowania, nazwa obiektu i inne dane rezerwacji.
4. Potwierdź język. Dodaj drugą wersję językową pod tą samą nazwą: Booking dopasuje wersję do języka gościa, a gdy jej nie ma, wyśle domyślną. Booking zaleca angielski jako język domyślny.
5. Kliknij Kontynuuj, wpisz Nazwę szablonu, wybierz Temat szablonu i kliknij Zapisz szablon.
6. Przejdź do zakładki Planer wysyłania szablonów i kliknij Ustaw czas wysyłania szablonu.
7. Wybierz moment (przy rezerwacji, tydzień przed, trzy dni przed, dzień przed, w dniu przyjazdu, dzień przed wyjazdem) i szablon z listy. Zobaczysz podgląd.
8. Kliknij Dodaj do grafiku.

Trzy ograniczenia, o których Booking pisze wprost. Linki działają tylko po zatwierdzeniu w Ustawieniach bezpieczeństwa w Preferencjach dotyczących wiadomości; niezatwierdzone Booking usuwa. Załącznikiem może być zdjęcie, nie PDF ani kod QR; PDF idzie na alias e-mail rezerwacji. Szablony edytują tylko użytkownicy z uprawnieniem do zarządzania szablonami wiadomości. Wysłane szablony widzisz w Poczcie, więc wiesz, co gość już dostał.

Co napisać w szablonach: sześć gotowych wzorów

Po jednym na każdy moment planera. Nawiasy kwadratowe zastąp blokami informacyjnymi Booking, nazwy ulic i kody swoimi. Zrób kopię po angielsku pod tą samą nazwą.

Przy rezerwacji:

Dzień dobry [Imię gościa], dziękujemy za rezerwację w [Nazwa obiektu]. Zameldowanie od [Godzina zameldowania], wymeldowanie do 11:00. Trzy dni przed przyjazdem wyślemy instrukcję dojazdu i wejścia. Jeśli planujecie przyjechać po 22:00, dajcie znać w tym wątku.

Tydzień przed przyjazdem:

[Imię gościa], za tydzień widzimy się w [Nazwa obiektu]. Parking: jedno miejsce w garażu, brama ma 2,0 m wysokości; większe auta parkują bezpłatnie na ulicy Krótkiej. Pościel i ręczniki są na miejscu, kuchnia wyposażona. Pytania piszcie tutaj, odpowiadamy w ciągu dnia.

Trzy dni przed przyjazdem:

Instrukcja wejścia do [Nazwa obiektu]: ulica Krótka 4, mieszkanie 7, trzecie piętro, winda. Skrzynka na klucze wisi po lewej od drzwi; kod wyślemy rano w dniu przyjazdu. Wi-Fi: nazwa i hasło na lodówce. Zameldowanie od [Godzina zameldowania].

Dzień przed przyjazdem:

[Imię gościa], do zobaczenia jutro. O której planujecie być na miejscu? Jeśli po 22:00, napiszcie proszę. Wcześniejsze wejście zależy od wyjazdu poprzednich gości; damy znać jutro do 12:00.

W dniu przyjazdu:

Dziś kod do skrzynki na klucze: 4821#. Skrzynka po lewej od drzwi, trzecie piętro. Gdyby coś nie działało, piszcie tutaj, odpowiadamy w kilka minut.

Dzień przed wyjazdem:

[Imię gościa], jutro wymeldowanie do 11:00: klucze do skrzynki, okna zamknięte, śmieci do kosza na klatce. Jeśli pobyt był udany, będziemy wdzięczni za opinię na Booking.com; zaproszenie przyjdzie po wyjeździe.

Jak działają automatyczne odpowiedzi, Auto-Reply i Pomóż mi odpowiedzieć

Automatyczne odpowiedzi to odpowiedzi Booking na prośbę gościa w zaznaczonym przez Ciebie temacie. Booking dzieli je na dwa koszyki. Prośba zgodna z Twoimi zasadami dostaje automatyczną akceptację; w przykładzie Booking gość pyta, czy może korzystać ze sprzętu kuchennego, a automat odpowiada, że goście mogą korzystać ze wszystkich udogodnień obiektu, także z kuchni. Prośba poza zasadami dostaje szablon z wyjaśnieniem, na przykład że w pokojach nie przyjmujesz zwierząt. Ustawiasz to tak:

1. Obiekt, Preferencje dotyczące wiadomości, zakładka Automatyczne odpowiedzi.
2. Wybierz Ustawienia przy temacie i zaznacz pole obok tematu.
3. Wybierz preferowaną odpowiedź, a przy odpowiedzi poza zasadami kliknij Wybierz szablon.
4. Zapisz.

Gość dostaje odpowiedź e-mailem, w czacie zostaje ślad, a Ty możesz dopisać własną wiadomość w każdej chwili. Auto-Reply z 9 października 2025 rozszerza to o tematy, które definiujesz sam, i według Booking uczy się z interakcji; działa globalnie. Osobnego artykułu pomocy o Auto-Reply nie znaleźliśmy, ustawienia siedzą w tej samej zakładce.

Pomóż mi odpowiedzieć to trzecia rzecz: podpowiedź do wiadomości tekstowej. Otwierasz nieodpowiedzianą wiadomość w Poczcie, w Wiadomościach dotyczących rezerwacji, klikasz przycisk u dołu okna czatu, dostajesz szablon albo tekst dopasowany do gościa, czytasz, poprawiasz, wysyłasz. Włącza się i wyłącza trzema kropkami w prawym górnym rogu czatu. Sama nie wysyła. Booking podaje, że ponad 30 procent odpowiedzi partnerów to odpowiedzi automatyczne, a około połowa odpowiedzi ręcznych powstaje z szablonów.

Jak podpiąć agenta AI do wątku Booking.com

Dwoma drogami, obie opisane przez Booking.

Przez dostawcę connectivity. PMS lub channel manager z Messaging API pobiera wiadomości i odpowiada w wątku. W Extranecie, na stronie zarządzania połączeniami, funkcje obsługiwane przez dostawcę są oznaczone na zielono; te ustawiasz u niego, resztę w Extranecie. Okno pisania: od rezerwacji do siedmiu dni po wymeldowaniu lub anulowaniu, plus 14 dni na odpowiedź, gdy gość napisze. Zmianę dat i „Cancel for less" i tak obsługujesz w Extranecie.

Przez powiadomienia e-mail i alias. W zakładce Konto, Ustawienia dotyczące powiadomień włączasz e-maile o nowych rezerwacjach i wiadomościach i kierujesz je na skrzynkę, którą czyta agent. Odpowiedź wysłana na alias @guest.booking.com trafia do wątku w aplikacji gościa. Booking sam poleca ten alias do zdjęć i PDF.

Niezależnie od drogi agent potrzebuje od Ciebie trzech rzeczy: bazy wiedzy o obiekcie (kody, parking, zasady, sprzęt), dostępu do kalendarza lub PMS, żeby widział poprzedni i następny pobyt, oraz listy spraw, które ma oddać Tobie (reklamacje, zwroty, zmiana dat, uszkodzenia). Do tego dwie zasady: linki tylko zatwierdzone, a od 2 sierpnia 2026 jedno zdanie informujące, że odpowiada AI (art. 50 AI Act). Ogólne Warunki Dostawy w punkcie 2.9.3 zabraniają używać wątku do niezamówionej komunikacji, więc agent odpowiada o tej rezerwacji, nie wysyła ofert.

Która opcja co robi i którą wybrać

Czym różni się pięć opcji

Co wybrać przy jednym lokalu, przy trzech i przy pensjonacie

Co się dzieje, gdy gość stoi pod drzwiami o 23:40

Gość pisze o 23:40:

Jesteśmy pod drzwiami, kod 4821 nie działa, skrzynka się nie otwiera. Co robić?

Planer milczy, bo nie ma momentu „gość pod drzwiami". Automatyczna odpowiedź milczy, bo nie ma takiego tematu. Pomóż mi odpowiedzieć czeka, aż rano otworzysz Pocztę. Jeśli masz w planerze tylko szablon dnia przyjazdu, gość dostał go rano i dziś już nic nie dostanie.

Agent z bazą wiedzy odpowiada po kilku sekundach:

Już pomagam. Kod wpisz z kratką na końcu: 4821#, a potem przekręć pokrętło w dół do oporu. Jeśli nadal nie zaskoczy, zapasowy klucz jest w skrzynce numer 2 przy bramie od podwórza, kod 1907#. Napiszcie, czy się udało. Jeśli nie, przekażę sprawę gospodarzowi, żeby oddzwonił.

Gdy gość odpisze, że nadal nie działa, agent oddaje wątek Tobie. To jest ta różnica: automat ma momenty i tematy, agent ma wiedzę o obiekcie i regułę, kiedy się poddać.

Jak radzi sobie z tym Supalobby

Supalobby podpina się do Booking.com drugą z opisanych dróg: kierujesz powiadomienia z Extranetu na podłączoną skrzynkę, rezerwacje i wiadomości wpadają przez e-maile Booking, a odpowiedzi wracają przez relay do wątku gościa, bez channel managera i PMS. Planer Booking zostawiasz, agent bierze wiadomości przychodzące. W trybie Copilot pisze szkice, w Autopilot odpowiada sam, z bramką pewności, a gdy nie jest pewny, pyta Ciebie i oddaje wątek. Na Airbnb tylko czyta i przygotowuje odpowiedź do wysłania jednym kliknięciem. Z próbki 434 rozmów z września 2026: mediana 3,6 sekundy do odpowiedzi, 46 procent rozmów tekstowych zamkniętych samodzielnie, 30 procent przekazanych gospodarzowi. Autopilot kosztuje 49 zł netto za lokal miesięcznie.